監査報告書を書く

今日は久々に本業の話。
1日で書き上げるのは意外としんどいものです。

管理人の会社での本業は「内部監査」。
何となくご理解いただけるとは思いますが、要は各部門や担当者が決められたルールに則って業務を行っているか(ここまでなら検査)やそもそもルール自体に誤りはないか(これが加わると監査)ということを調べて、改善活動を命じる(実際、最終的に命じるのは社長ですが)という仕事です。

本当のところ、この仕事は非常に重要(昔はそうでもなかったらしい)で、このブログにも書いている「内部統制システム」の一翼として内部監査は位置付けられており、何か暇そうに適当に仕事をするわけにはいきません。

とはいうものの、管理人の上司にあたる部長さんは、極めてやる気の無い方で、居眠りをするほどであり・・・かつ、頻繁に社外に遊びに出かけてしまうので、管理人は手持ち無沙汰なことが多く、実は暇を持て余していました。

実際、相当に暇なもんで、「内部統制システム」というものについて勉強する時間が確保できていたわけです。

ところが、やっぱりなかなかそうも遊んでられない(今日も部長は遊びに行きましたが)ので、管理人独自で業務監査を実施することにしました。
とりあえずテーマとかは機密事項(たいしたことはしてませんが)なので書くことはできませんが、社会的にも注目されている事項について、会社の複数の部門を監査しました。
といってもまだ予定の1部しか消化していないので、監査したのは1部門のみ。

実際、監査するとなるとテーマについての下調べや、部門との調整、さらに部門を所管する役員との調整(一方的にやるとやっぱり気まずい)等、準備にはほどほどに時間がかかります。それでもって、一通りの監査が終了すると、いよいよ「監査報告書」を書くわけです。

管理人の書く監査報告書は、誹謗中傷にはなりませんが、正直そのものなので、一部役員さんからは、「何とかならんか」という冗談とも本気ともつかない嘆きをぶつけられることもあります。管理人の前任者が「忠犬」だったせいで、「野良犬」扱いされています。

で、管理人が報告書を書くときの手順としては、

①.監査した事実をベースに報告書の結論を決める。
②.監査した事実を書き出し、かつ改善点を検討する。
③.事実がどの資料に基づいていたのかをまとめる。
④.文章にしてみる

という当たり前の手順です。

管理人が個性を一番出しているのは、これらの検討および報告書の本文を全て手書きで一度書き上げることだと思います。

ワープロを使うと、修正や追加が楽ではあるのですが、文章を考えるときにじっと画面を見てしまうと疲れてしまったり、一度消した文章を引っ張り出すのが面倒なので、自由に落書きしながら書ける手書きを採用しています。

ということで管理人は今日の午後は白紙のレポート用紙とペンだけ持って、延々と文章を書いていました。大体16:30ごろひとしきり書きあがったので、いよいよPCに打ち込むのですが、この間に文章は推敲され、18:00ごろには完成しました(途中中断あり)。

これで第1弾が終了しました。
明日以降も、この作業がしばらく続きそうです。

ちなみにこの手書きの手法。

ホワイトハウスというドラマの登場人物である広報部のスピーチライターが、同じように手書きで文章をつくっている姿を参考にして採用しました。

そんなにいい文章は書けていませんが、まずはカタチから入っています。


ブログ気持玉

クリックして気持ちを伝えよう!

ログインしてクリックすれば、自分のブログへのリンクが付きます。

→ログインへ

なるほど(納得、参考になった、ヘー)
驚いた
面白い
ナイス
ガッツ(がんばれ!)
かわいい

気持玉数 : 0

この記事へのコメント

この記事へのトラックバック